Повідомлення!!!
Ведення та контроль первинної документації
Первинні документи — фундамент, на основі якого здійснюється облік. Поговоримо про роль первинних документів у бухгалтерському та податковому обліку: що це таке та який у нього статус, які обов’язкові реквізити первинного документа і правила його заповнення тощо
Спочатку звернімося до визначення «первинного документа». Зокрема про нього згадується у двох нормативних актах:
1) у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІV (далі — Закон про бухоблік);
2) у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88, (далі — Положення № 88).
Визначення
1) Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік).
Тут завважимо: до 03.01.2017 мовилося, що первинний документ підтверджує здійснення господарської операції. Зараз же такого немає у визначенні.
2) Первинні документи — це документи, створені в пис ьмовій чи електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення № 88).
Фіксацію факту госпоперації також прибрали з визначення, щоправда, із 26.05.2017 (наказом Мінфіну від 11.04.2017 р. № 427).
Нагадаємо
Господарська операція — дія чи подія, яка викликає зміни у структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік).
Отже, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88).
Господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного та безперервного документування. Записи в облікових регістрах здійснюються на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог Положення № 88 (п. 1.2 Положення № 88).
Про обов’язок ведення обліку на підставі первинних документів наголошує також ПКУ:
«Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством» (п. 44.1 ПКУ).
Отже, платникам податків заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами.
До того ж із 01.01.2015 податковий облік податку на прибуток безпосередньо залежить від бухгалтерського обліку. А, як ми зазначали вище, підставою для останнього є первинні документи.
Ба більше, згідно з п. 121.1 ПКУ, за незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових й інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їх копій у разі здійснення податкового контролю у випадках, зазначених у ПКУ, передбачено штраф у розмірі 510 грн (у разі повторного порушення протягом року — 1020 грн). На цьому наголосили податківці й у своїй Узагальнюючій податковій консультації з питань забезпечення єдиного підходу до застосування штрафних санкцій, затвердженій наказом ДПСУ від 22.11.2012 р. № 1046
Дані з первинних документів (особливо якщо вони мають грошовий вимірник) є надто важливими не лише для бухгалтерського та податкового обліку, але й для складання статистичної звітності, звітності для управлінського обліку, і частенько вони допомагають під час вирішення судових справ.
Зауважте!
Будь-які документи (у т.ч. договори, накладні, рахунки тощо) мають силу первинних документів для вирішення судових справ лише в разі фактичного здійснення господарської операції.
А в разі якщо фактичного здійснення господарської операції не було, хоча й первинний документ наявний, у податковому та бухгалтерському обліку вони не можуть відображатися (див. лист ВАСУ від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11, ухвалу ВАСУ від 18.08.2015 р. № К/800/19833/15).
Дата складання первинного документа. Нині у Законі про бухоблік і Положенні № 88 уже немає чітких вимог і правил щодо дати складання первинних документів. Проте це, звісно ж, не означає, що складати первинні документи можна будь-коли. А все тому, що ніхто не скасовував правила: «Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені» (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тому, аби дотриматися цих приписів, має бути й документ, на основі якого можна відобразити операцію в бухобліку.
Тож, і надалі доречно складати первинні документи під час здійснення господарської операції чи безпосередньо по її закінченню.
Перевага тут в тому, що, навіть якщо первинний документ складений не під час госпоперації (скажімо, через тиждень-два), то не можна буде сказати, що первинка не дійсна, бо складена не на ту дату. Та повторімося: відображати госпоперацію необхідно в періоді її проведення, а не в періоді складання (чи отримання) первинного документа.
Своєю чергою, під час реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше ніж раз на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Таке право передбачає пп. 2.2 Положення № 88.
Обов’язкові реквізити первинного документа. Первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):
Наявність перелічених вище реквізитів на документі надає йому юридичної сили та доказовості. На цьому наголосив і Мінфін України в листі від 15.01.2015 р. № 31-11410-08-10/871.
Тим часом, залежно від характеру операції та технології обробки даних, до первинних документів можуть бути включені такі додаткові реквізити (пп. 2.4 Положення № 88):
Форма первинного документа. Первинні документи можуть бути складені на папері чи в електронному вигляді. Про особливості електронного обміну первинними документами читайте у статті «Електронні первинні документи: який вигляд це має + Зразок положення про документування в електронній формі».
Бланки форм. Деякі форми первинних документів затверджені органами влади як типові форми. Та підприємство вправі розробити власні, аби лиш у них були всі обов’язкові реквізити первинного документа (п. 2.7 Положення № 88). Про це читайте у статті «Чи обов’язково використовувати типові форми під час складання первинних документів».
Заповнення. Записи в первинних документах роблять лише темним кольором — чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів і запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень (п. 2.10 Положення № 88). Вільні рядки прокреслюють (п. 2.11 Положення № 88).
Підпис. Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право надавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів й іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій із видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено (п. 2.13 Положення № 88).
Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (п. 2.5 Положення № 88). Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи й електронний документообіг. Використання факсиміле допускається в порядку, установленому законодавством.
Організація складання первинних документів. Обов’язок забезпечити всі необхідні умови для фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах покладається на власника або ж керівника підприємства. Окрім того, саме керівник підприємства зобов’язаний забезпечити, аби всі підрозділи, служби та працівники, які причетні до бухобліку, дотримувалися правомірних вимог бухгалтера щодо порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (ст. 8 Закону про бухоблік, п. 2.13 Положення № 88).
Про правила зберігання первинних документів ідеться в п.п. 6.1–6.10 Положення № 88.
Відповідальність за неправильне складання первинних документів. За несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених у них даних відповідальність несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи (п. 2.14 Положення № 88). Детальніше про те, хто й коли несе відповідальність за неправильно складені первинні документи чи в разі неоформлення їх узагалі, читайте у статті «Відповідальність за неправильне оформлення первинних документів».
Отже, як бачете первинна документація є дуже важливою для ведення бухгалтерського обліку, та досить складною, так як в іі складанні існує дуже багато тонкощів тв нюансів.
Кваліфіковані фахівці самостійно розроблять 100% робочий план рахунків, нову облікову політику компанії для вирішення бухгалтерських та податкових завдань. Замовити послугу можна як разово, так і в рамках комплексного підходу до процедури ведення обліку.
Наша власна практика неодноразово показувала, що краще один раз організувати облік, ніж регулярно користуватися послугами дилетантів і стикатися з фінансовими втратами, проблемами з законодавством. Повне запобігання нових помилок здатне позитивно позначитися на результативності роботи підприємства в цілому.
